Urejeni nered

Spadam med delež tako zvanih neurejenih moških, ki jim je bližje neurejeni kozmos, kot urejen, popredalčkan svet. V času bivanja v udobju starševskega gnezda seveda gre, kasneje pa se človek sreča z državno birokracijo,  samostojnim podjetništvom, začne podpisovati pogodbe, za katere še sam ne ve, da jih je podpisal ter začne plačevati račune, za katere tudi njihov izdajatelj ne ve, zakaj so izdani. V vsej tej zmedi papirjev, dolžnosti, rokov za ugovor, zapadlosti in položnic pa je tudi za t.i. neurejenega moškega pomembno, da svoj neurejeni kozmos uredi v urejeni nered. Se sliši nemogoče?

Preden se lotimo raziskovanja, kaj urejeni nered je in kakšne prednosti nam lahko prinese, se najprej osredotočimo na nekaj dogem.

• Najprej, nered v pisarni ni nujno slab. Pri marsikom nered deluje odlično, celo pomirjevalno in sproščujoče.
• Takoj naslednja stvar, ki se je moramo zavedati, če ne živimo sami, da naši sostanovalci (cimri, punca, žena, starši, …) ideje o neredu verjetno ne delijo z nami. Zato je zelo pomembno, da si priborimo svoj košček stanovanja, v katerem nered lahko uveljavimo. Idealno govorimo o pisarni, seveda zadostuje vsaj miza, ali – če ne gre drugače – kak nepriljubljen kot v stanovanju.

Vokabular

Nered torej blagodejno deluje na počutje in produktivnost t.i. neurejenih moških. Na žalost se besedo neurejen uporablja v slabšalnem smislu, češ Kako pa se ti znajdeš v tej neurejeni sobi ali Mar na tej neurejeni mizi sploh najdeš kar iščeš ter Kakšen neurejen moški pa si, če imaš vse papirje nametane na en kup. Pravilna uporaba izraza neurejen pa je v resnici: Ali lahko prosim odneseš ta šop papirjev na vložišče – razvrsti jih neurejeno ter Ali je res tako težko račun shraniti neurejeno!?

Neurejenost

Neurejenost je način klasifikacije papirjev, računov in drugih dokumentov, kjer z naključno metodo papir razvrstimo tako, da pri tem ni uporabljeno nobeno logično pravilo.

Bog mi je priča, pa tudi znanstveno bom nekoč dokazal, da je neurejenost velikorat bolj učinkovit sistem od drugih vrst klasifikacij (npr. od A-Ž ali po dnevu prejema).

Seveda ima neurejena klasifikacija svojo slabost, in sicer da zanesljivo deluje na manjšem in srednje velikem šopu papirjev, ki ne presegajo starosti 3 mesece. Če je v igri večji ali velik šop papirjev, ali pa imate npr. papirje, stare tudi več kot pol leta, postane sistem neurejene klasifikacije le še delno uspešen.

Urejeni nered

Da bi odpravili to težavo vam seveda ni potrebno poseči po konvencionalnih klasifikacijah – tega pač ne zmoremo. Mapice, post-it listki, nalepke, sponke, kataloške označbe … ni variante! Za vas pa imam rešitev. Imenuje se urejeni nered.

Urejeni nered je metodološki pripomoček, ki nadgrajuje neurejeno klasifikacijo dokumentov tako, da ji doda virtualen pridih urejenosti.

Bistvena razlika med neurejenostjo (metoda) in urejenim neredom (metodološki pripomoček) je v tem, da pri slednjem delno podležemo ideji o sortiranju dokumentov, vendar to še vedno počnemo na neurejen način. Naj pojasnim na konkretnem primeru.

Postopek

1. Sprva je potrebno identificirati vse t.i. input (vhodne) točke v vašem stanovanju. To so točke, kamor  – brez da bi vas na to kdo opomni – sami od sebe odlagate raznovrstne papirje. Pri meni sta te točki dve:
   • odlagališče, kamor odlagam pošto,
   • odlagališče za vse ostale dokumente

   Sprejemljivo je, da imate takih točk znatno več, kar zgolj pohvalno kaže na vašo neurejenost.

2. Identificirane input točke v stanovanu je potrebno preobraziti v spontane urejevalnike dokumentov. Spontani urejevalnik dokumentov nastane, kadar na mesto input točke namestimo pripravo (plastične predalčke za dokumente ali celo posode za shranjevanje živil). S tem osebo, ki odlaga (navadno torej sami sebe) prisilimo, da ob odlaganju še sprejme osnovno odločitev in tako prispeva k bolj urejenemu neredu. Pri meni to izgleda tako:
   • na steno nad odlagališčem za pošto sem namestil stenska žepka za pošto (kupil sem jih v Indiji). Glej prvo sliko spodaj.  V zgornjega gre sveža, še neprebrana pošta ali pošta, ki je zaenkrat še ne želim prebrati (navadno računi). V spodnjega pa pošta, ki je že odprta, pa se mi je še ni dalo prestaviti na odlagališče za vse ostale dokumente.
   • na mesto, kjer sem navadno odlagal VSE dokumente sem namestil 6 plastičnih predalčkov za razvrščanje dokumentov. Kupi se jih v vsakem Sparu za drobiž. Glej drugo sliko spodaj. Označil sem jih tako, da je v mojem primeru kar najbolj efektivno (neplačani računi, S.P. računi, S.P. dokumenti, osebno, računi za tehniko, navodila za tehniko).

   Vsak bo seveda moral najti svoje število in označbo rubrik.Izredno pomembno pa je, da NE NAMESTIŠ predalčka z napisom Razno ali Drugo. Tako se prisiliš, da odločitev o razvrstitvi sprejmeš sproti in je ne odlagaš na kasneje (nikoli).

3. Pri vsem skupaj pa še vedno ne smemo pozabiti: dokumente ZNOTRAJ predalčkov, posod ali drugih spontanih urejevalnikov dokumentov še vedno razvrščamo po neurejeni klasifikaciji.

Tako smo torej vzpostavili inovativen sistem urejenega nereda, saj se dokumenti samodejno urejajo v osnovne predalčke, znotraj teh predalčkov pa smo lahko še vedno kreativno neurejeni.

Jaz imam v teh predalčkih dokumente, starejše od enega leta. Še nikoli nisem iskal dokumenta dlje, kot 1 minuto, pa imam na tak način urejene vse računovodske, sodne, davčne, obligacijske, osebne in potrošniške dokumente.

Pa ti ?

Kako pa ti (ne)urejaš svoje dokumente?

O čem gre: klasifikacija, produktivnost, urejeni nered